A gestão no comércio exterior pode ser extremamente complexa, afinal, o setor interage com diferentes regulamentações e órgãos públicos. É aí que entra o Compliance, com o objetivo de evitar dores de cabeça como multas e sanções.
A implementação de um programa de Compliance exige dedicação, mas, quando aplicado de maneira correta, faz com que a empresa inspire mais confiança, protege a reputação corporativa e facilita as negociações.
Neste texto você vai saber mais sobre o Compliance aduaneiro:
• O que é e para que serve o Compliance aduaneiro?
• Benefícios do Compliance aduaneiro
• Como implementar?
• OEA e Compliance aduaneiro
Vamos lá? Boa leitura!
Antes de tudo, vamos falar sobre o termo Compliance. A palavra tem origem do verbo em inglês to comply, que significa estar em conformidade com as leis. Basicamente, o seu significado tem a ver com a adequação às normas dos órgãos de regulamentação.
Em todos os tipos de Compliance, é importante reiterar que sua implementação não é possível sem o comprometimento da alta direção e de todas as áreas da empresa. No caso do Compliance aduaneiro, logística, comércio exterior, compras, comercial, etc.
O Compliance aduaneiro, ou também trade Compliance, trata-se da maneira pela qual as empresas implementam uma política de conformidade às leis e regulamentos aduaneiros. Quando uma empresa faz a implementação de políticas e auditorias, ou seja, de uma cultura de Compliance, há diversos benefícios.
Complexo, o Compliance aduaneiro aborda aspectos comerciais, financeiros, operacionais e jurídicos — se tratando tanto da importação quanto da exportação de mercadorias. Para esclarecer, aqui vão alguns exemplos do que se consiste no Compliance aduaneiro:
1) Classificação tarifária
Representada pela NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), a classificação tarifária tem a função de igualar a atribuição de característica de produtos exportados e importados. O seu propósito é trazer mais padronização para o comércio internacional. É extremamente importante ter um sistema correto de classificação tarifária para fortificar a política de Compliance aduaneiro.
2) Incoterms
Os Incoterms são normas internacionais mundialmente reconhecidas que têm o objetivo de definir, de forma clara, as condições que compradores e vendedores devem obedecer. Eles definem as responsabilidades de cada um dentro do processo — incluindo entrega, custos, riscos, etc.
3) Licenças
Para comercializar produtos internacionalmente (importação ou exportação), é imprescindível verificar a necessidade de licenças ou permissões especiais de autoridades anuentes específicas. Estabelecendo controle e gerenciamento dessas licenças, não há o risco de as mercadorias serem retidas na alfândega ou até mesmo confiscadas.
4) Certificado de Origem
O Certificado de origem é responsável por atestar a origem da mercadoria, assegurando sua autenticidade e o cumprimento do regime de origem. A certificação torna o produto mais competitivo em relação a outros países, além de contar com benefícios como redução de impostos comerciais e tratamento alfandegário especial.
O Compliance aduaneiro tem a função de garantir que o comércio global se mantenha estruturado e confiável. Isso porque reduz os erros e, consequentemente, o risco da aplicação de multas e penalidades aduaneiras.
Outro ponto importante é a melhora dos KPIs do processo aduaneiro. Sem o Compliance aduaneiro, podem acontecer atrasos e perdas financeiras nos acordos comerciais.
No caso das mercadorias, o Compliance aduaneiro garante que elas sejam classificadas da forma correta, o que aumenta a assertividade dos dados repassados aos órgãos regulamentadores. Assim, a incidência de impostos sobre as operações ocorrerá da maneira correta.
Ter um programa de trade Compliance também traz mais segurança e eficiência, pois garante precisão na operação. Não apenas se reduzem custos como também riscos.
Um programa de Compliance é feito de acordo com as normas já instituídas pelos órgãos reguladores. Porém, tudo vai depender do tamanho da empresa, da cultura organizacional e outros fatores.
É extremamente importante ter um setor especializado — ou, ao menos, um profissional de Compliance, se tratando de empresas menores. Uma consultoria também pode ser imprescindível para o sucesso do projeto. Alguns passos podem simplificar a implementação:
1. Tenha o envolvimento da alta administração
Antes de dar qualquer passo, é imprescindível contar com o comprometimento da alta administração no desenvolvimento do projeto. Conquistar essa participação mitiga o risco da falta de engajamento dos outros colaboradores e ajudar a garantir o bom andamento do processo de implementação.
2. Capacite a equipe
Contando já com o envolvimento da alta gestão, para que o projeto dê certo, é importante que todos estejam em sintonia. É indispensável que os documentos sejam acessíveis para todos os envolvidos, além da divulgação do projeto para todas as equipes da empresa. O ponto é que todos devem entender a importância do programa de Compliance.
3. Faça uma análise de riscos e diagnóstico e defina um plano de ação
Basicamente, esse passo consiste em avaliar os problemas de conduta da empresa de acordo com a sua área de atuação. Para realizar o diagnóstico, é importante levar em consideração o tamanho da organização, sua posição nos mercados, quantidade de colaboradores, etc.
Depois, como resultado do diagnóstico, é preciso avaliar a possibilidade de os riscos serem eliminados ou, ao menos, minimizados. A partir da análise de risco a empresa pode definir o caminho necessário para solucionar os problemas que foram encontrados.
4. Implementação
Nessa etapa, haverá a elaboração de um cronograma de prazos de implementação, definição das equipes envolvidas e dos responsáveis por implementar as mudanças em cada setor. E, depois, é a hora de colocar as mãos à obra. Todos os envolvidos — em conjunto com o setor de Compliance e o apoio da consultoria — deverão executar o que foi estruturado anteriormente, implementando mudanças àquilo que não está aderente às legislações vigentes.
5. Manutenção do programa
Os primeiros passos são importantes, mas são apenas o início. O trabalho é contínuo e é preciso acompanhá-lo diariamente para ter certeza de que o programa de Compliance está alcançando os resultados esperados. Realizar o acompanhamento contínuo da operação é imprescindível, sempre revendo se os riscos continuam ou se foram alterados, para que possam ser definidos planos de ação caso necessário.
É indispensável, também, observar as KPIs do projeto, além de mudanças — tanto internas quanto externas. Um exemplo de mudança interna é quando ocorrem alterações na gestão. Já um exemplo de mudança externa é quando ocorrem alterações na legislação. Ambas podem causar impacto no programa de Compliance.
A certificação OEA (Operador Econômico Autorizado) traz ainda mais força para o Compliance, pois oferece mais segurança e confiabilidade para os processos. Os profissionais e empresas que contam com a certificação são entendidos como parceiros estratégicos da autoridade aduaneira.
O OEA mostra que os certificados se comprometem a exercer sua atividade de forma honesta e leal às normas, criando mecanismos que garantam a credibilidade da operação.
Dentro do OEA é necessário ter um sistema de risco baseado na ISO 31000 — uma norma internacional para gestão de risco. Isso faz com que haja uma análise da operação, se mapeiem os riscos de cada critério e de cada processo da empresa para que ela esteja em conformidade com os requisitos legais.
Além disso, segundo Patrick Sousa, Sócio-Diretor da Philos Global Services, o OEA é a materialização de um trade Compliance. “Para mim, o OEA é muito mais que uma certificação de comércio exterior, ele é uma ferramenta de governança. Quando a gente fala de governança, trata-se de uma boa gestão de todos os recursos, ter uma boa consciência dos riscos e vulnerabilidades da empresa, entre outros aspectos internos e externos”.
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